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關于檔案,這些知識你應該知道。

時間:2018-06-09 作者: 瀏覽次數:

檔案的種類

根據檔案的不同屬性和科學管理的需要,可以將檔案劃分為不同的種類。比如:按來源可分為國家機關檔案、企業檔案、名人檔案等;按內容可分為行政檔案、訴訟檔案、科學技術檔案等;按記錄方式可分為文字檔案、圖形檔案、音像檔案;按時間可分為古代檔案、近代檔案和現代檔案;按所有權可分為國家所有檔案、集體所有檔案和個人所有檔案。

目前在我國,通常將檔案分為文書檔案、科學技術檔案、專門檔案和聲像檔案。

檔案的作用

概括地講,檔案的作用有兩個方面,一是憑證作用;二是參考作用。對于一個具體單位或個人,檔案的作用體現在以下方面:

1.檔案是一個單位或個人歷史的真實、全面的反映。

2.檔案是一個單位或個人維護自身權益的重要工具。

3.檔案是一個單位規范管理的基礎。

4.檔案是我們積累和傳播知識重要載體。

5.檔案是一個單位或個人建立信用,在社會活動、生產經營等方面建立和利用信用體系,獲得發展最有力的工具。

檔案還是我們國家和民族文化建立歷史記憶,傳承文明的重要載體,是“今世可以知古,后世可以知今”的重要素材。

檔案工作的基本內容

通常所說的檔案工作,是指檔案室和檔案館所從事的檔案業務工作,即用科學的原則和方法管理檔案,為黨和國家各項事業服務的工作。

它的基本內容包括以下幾項:檔案的接收和征集、整理、價值鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、利用服務、檔案統計。也簡稱收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統計工作。

檔案的保管期限

檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

文書檔案知多少

文書檔案是反映黨務、行政管理等活動的檔案。永久保管的文書檔案主要包括:

1.本機關制定的法規政策性文件材料。

2.本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。

3.本機關職能活動中形成的重要業務文件材料。

4.本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示,重要的報告、總結、綜合統計報表等。

5.本機關機構演變、人事任免等文件材料。

6.本機關房屋買賣、土地征用,重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料。

7.上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料。

8.同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。

電子文件及歸檔

我國檔案國家標準《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894—2002)將電子文件定義為:“在數字設備及環境中生成,以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計算機等數字設備閱讀、處理,并可在通信網絡上傳送的文件。”

現階段電子文件一般有脫機聯機歸檔兩種方式。脫機歸檔是將電子文件存入脫機載體后向檔案部門移交歸檔保存。聯機歸檔是通過計算機網絡系統將電子文件傳輸至檔案部門歸檔保存。

檔案的利用方式有哪些

一是提供檔案原件,可以設立專門的閱覽室,也可以根據規定將原件外借。

二是提供檔案復制件,包括制發檔案復制品,提供縮微膠卷(片),出版或印發檔案文件匯編,在報刊上公布檔案,舉辦檔案展覽。

三是根據館(室)藏檔案內容制發檔案證明,解答利用者咨詢,編寫檔案參考資料,參予編史修志和撰寫科研文章。

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